Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg in jedem Meeting. Aber leider läuft es nicht immer so glatt, wie man sich das vorstellt. Oft wird wertvolle Zeit mit Missverständnissen und unklaren Absprachen verschwendet. In diesem Blog-Post zeige ich dir die besten Tipps, damit du in Zukunft reibungslos kommunizieren kannst und Meetings effektiv gestaltest.
1. Vorbereitung ist alles
Ein erfolgreiches Meeting beginnt mit der Vorbereitung. Die Teilnehmer sollten sich vorab über das Thema und die Erwartungen der Veranstalter informieren. Auch eine kurze Vorgeschichte des Meetings hilft, die Atmosphäre zu entspannen und die Teilnehmer besser kennenzulernen.
Wenn möglich, sollten die Teilnehmer auch einen Blick auf die Agenda werfen, um sich auf das jeweilige Thema vorzubereiten. So vermeidest du es, in ein leeres Meeting zu platzen und hast gleichzeitig mehr Zeit, deine Argumente und dich auf das Gespräch vorzubereiten.
2. Ziele klar definieren
Ein wichtiger Tipp für eine reibungslose Kommunikation im Meeting ist es, die Ziele klar zu definieren. Dies hilft allen Beteiligten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Wortwiederholungen und unklare Aussagen zu vermeiden. Wenn die Ziele des Meetings nicht klar sind, kann es leicht zu Missverständnissen und Frustration auf beiden Seiten kommen. Nehme dich also die Zeit, diese im Vorfeld abzustecken und mit allen Beteiligten zu besprechen.
3. Teilnehmer auswählen und einbinden
Die Teilnehmer eines Meetings sollten ausgewählt werden, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten. Gute Moderatoren sollten darauf achten, dass die Teilnehmer miteinander kompatibel sind und ähnliche Interessen haben. Dadurch ist es leichter, sich auf das Meeting zu konzentrieren und effektiver miteinander zu kommunizieren.
4. Tools organisieren und benutzen
Tools wie Slack oder Zoom können eine große Hilfe bei der Organisation von Meetings sein. Sie ermöglichen es den Teilnehmern, sich vorab zu organisieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Außerdem können sie dabei helfen, Unterbrechungen zu vermeiden und die Kommunikation im Meeting reibungslos ablaufen zu lassen.
5. Zeit management für erfolgreiche Meetings
Eine erfolgreiche Kommunikation im Meeting setzt voraus, dass alle Beteiligten ihre Zeit effektiv nutzen. Um dies zu gewährleisten, ist es wichtig, ein klares Zeitmanagement festzulegen und sich an dieses strikt zu halten. Dazu gehört es beispielsweise, die Dauer eines Meetings im Voraus festzulegen und sich an diese zeitliche Grenze zu halten. Auch die Tagesordnung sollte vorab festgelegt und allen Beteiligten rechtzeitig zugänglich gemacht werden.
So können sich alle Teilnehmer bereits im Vorfeld auf das Meeting vorbereiten und wertvolle Zeit während des eigentlichen Treffens einsparen.
